プリンターは多くの中小企業にとって欠かせないオフィス機器ですが、実際にコスト管理ができていなかったり、適切な選定や使い方ができていなかったりすることも少なくありません。無駄な印刷や高コストなインクカートリッジの使用は、企業のコスト削減と業務効率化を妨げる原因となります。この記事では、コストを抑えながら業務効率を向上させるためのプリンター選びと使い方のポイントを解説します。
目次
コスト削減に役立つプリンターの選び方
プリンター選びは、コスト削減に直結する重要なポイントです。ここでは、選び方の基本を確認していきましょう。
インクジェット vs レーザープリンター
プリンターには主にインクジェットプリンターとレーザープリンターの2種類があり、それぞれ印刷コストや適性が異なります。一般的に、レーザープリンターは大量印刷に向いており、トナーの交換コストが低く抑えられるため、長期的なコスト削減につながります。少量印刷がメインの場合は、インクジェットでも良いですが、業務に合ったプリンターを選びましょう。
カラー vs モノクロ
カラープリンターは初期費用やインク代が高くなる傾向があるため、資料作成などでカラー印刷が必須でなければ、モノクロ専用のプリンターを導入するのも良い選択肢です。カラーが必要な時だけ使えるよう、必要最低限のカラープリンターと普段使いのモノクロプリンターを使い分ける方法も検討してみてください。
ランニングコストを考慮したモデル選定
プリンターの購入価格だけでなく、インクやトナーの交換コストを考慮することが大切です。最近では「エコタンク」や「詰め替えインク」に対応したプリンターも増えており、初期投資は少し高くなりますが、長期的には経済的です。
印刷コストを抑えるための使い方の工夫
プリンター選びだけでなく、日々の使い方の工夫によっても印刷コストを大きく抑えられます。いくつかの工夫を見ていきましょう。
印刷設定の見直し
印刷設定で「ドラフトモード」や「モノクロ印刷」に設定することで、インクの消費量を減らすことができます。また、両面印刷をデフォルトに設定することで、用紙の消費も抑えることができます。
必要な分だけ印刷する
ペーパーレス化が進んでいる今、デジタルでの閲覧が可能な資料については印刷を控える工夫が有効です。また、必要なページのみ印刷するよう意識するだけでも、かなりのコスト削減が期待できます。
月次の印刷量を把握する
印刷量を定期的にチェックすることで、無駄な印刷が発生していないか確認することができます。特に月次で使用量を把握することで、異常な増加が見られた際にすぐに対処が可能です。
カウンター料金の見直し
使用しているプリンターにはカウンター料金が設定されており、印刷料金が個別に設定されています。過去の使用実績からカウンター料金が見直せる可能性があります。また、メーカーによってカウンター料金の設定が異なるので、メーカーを見直す、新規入れ替えをするという方法もあります。
業務効率を上げるプリンター機能の活用方法
効率化のためには、プリンターの便利機能をフル活用することもポイントです。近年のプリンターにはさまざまな機能が搭載されており、業務のスピードアップに役立ちます。
Wi-Fi接続でリモート印刷
社内のどこからでも印刷指示を出せるWi-Fi対応プリンターは、プリンターまでの移動時間を削減します。また、モバイル端末からも直接印刷できるため、フレキシブルな働き方に対応できます。
スキャン機能の活用
スキャナー機能付きプリンターを利用することで、紙資料をデジタル化しやすくなり、ペーパーレス化に貢献します。また、複数ページの資料も一度にPDF化できるため、書類の整理もスムーズです。
クラウド連携機能
クラウドサービスと連携できるプリンターを使うと、社外からの資料印刷やデジタルデータの保存が可能です。クラウドへの自動保存機能を利用することで、バックアップ管理も簡便化され、業務効率の向上につながります。
コストパフォーマンスが高いプリンターの選び方
プリンターのコストパフォーマンスを高めるためには、機能性とコストのバランスを考慮することが重要です。
オールインワンタイプのプリンター
印刷・コピー・スキャン・FAXが一台でできるオールインワンプリンターは、複数のデバイスを買い揃える必要がなく、スペースとコストの両方でメリットがあります。多機能な一台を導入することで、効率的に作業を進められるようになります。
消耗品の入手が容易か確認
プリンターの中には、専用の消耗品（インク・トナー）の入手が難しいものもあります。消耗品の価格も含めて、簡単に手に入るか確認しておくことで、ランニングコストの上昇を防げます。
メーカーの保証とサポート
万が一の故障やトラブルに備えて、メーカー保証やサポート体制が充実しているブランドを選ぶのも大切です。アフターサポートが手厚いことで、修理費用や買い替えコストを抑えられます。
販売店の対応力
プリンターの購入先にはメーカー直販と地元の販売店があります。販売店で購入する場合は、販売店の対応力も検討すると良いでしょう。日頃のメンテナンス能力、スキルも大事ですが、オフィス環境を良くするための提案力も検討に入れてみてはいかがでしょうか。
コスト削減のために中小企業ができる取り組み
中小企業がプリンターコストを効率的に管理するためには、企業全体での取り組みが効果的です。
ペーパーレス化の促進
社内での情報共有をデジタル化し、可能な限り紙を使用しないようにすることは、コスト削減に直結します。例えば、社内会議資料のデジタル共有や、クラウドサービスの導入を推進しましょう。
使用状況の監視と改善提案
印刷頻度や消費量を定期的に確認し、特定の部門で印刷が多くなっている場合には原因を調査し、改善提案を行います。また、不要な印刷を避けるためのルール作りも有効です。
リースやサブスクリプションの活用
プリンターを購入する代わりにリースやサブスクリプション契約を活用することで、初期費用を抑えられ、メンテナンスも含めた費用を管理しやすくなります。これにより、最新の機種を導入しやすくなり、結果的に長期的なコスト削減が可能です。
プリンター見直しでできることは沢山ある
プリンターの選び方や使い方を工夫することで、コスト削減や業務効率化に大きく貢献できます。中小企業にとって、無駄なコストを削減することは非常に重要であり、特にプリンターの運用改善は即効性のある取り組みです。プリンターの機能を最大限に活用し、コスト管理を徹底することで、日々の業務をより効率的に進めることができるでしょう。
企業全体での取り組みを行い、印刷コストの削減と業務効率の向上を目指していきましょう。
