アプリやシステムの管理は1人の従業員に任せてはいけない理由

2024年11月20日

中小企業において、ITやシステム管理を1人の従業員に任せるケースは少なくありません。特に、限られた人材と予算の中で多くの業務をこなす必要がある企業では、複数の業務を1人に兼務させることが一般的です。しかし、アプリやシステムの管理を1人に集中させることには多くのリスクが存在します。本コラムでは、そのリスクと組織全体で対策を取る重要性について詳しく解説します。

退職や異動時の業務引き継ぎが困難

1人の従業員にシステム管理を任せている場合、その従業員が退職や部署異動する際、業務の引き継ぎが非常に困難になる可能性があります。特にシステムの設定や運用に関するノウハウが1人に集中している場合、新しい担当者がその業務を理解し、効率的に引き継ぐまでに時間と手間がかかることが多いです。

さらに、引き継ぎがうまくいかないと、システムに問題が発生した際に迅速な対応ができず、業務全体に悪影響を与えるリスクがあります。その結果、業務の中断や顧客への影響が生じる可能性もあります。このようなリスクを避けるためには、システム管理のノウハウを文書化し、複数の従業員が理解している状態を維持することが必要です。

セキュリティリスクの増加

システムやアプリの管理を1人に任せると、その従業員にシステム全体のアクセス権限が集中することになります。このような状況では、もしその従業員のアカウントがハッキングされたり、不正アクセスされたりした場合、企業全体の情報やデータが危険にさらされるリスクが高まります。特に、小規模な中小企業では、セキュリティの脆弱性が十分に対策されていないことが多く、1人に依存する管理体制では攻撃のリスクがさらに増大します。

また、従業員が不注意でフィッシングメールやマルウェアに感染してしまうことも考えられます。もし1人にすべての権限を与えている場合、そのミスが大規模なシステム障害や情報漏洩に発展する可能性があります。複数の従業員に権限を分散し、セキュリティの管理や対応を共同で行うことで、リスクを分散し、万が一の事態に備えることが重要です。

ヒューマンエラーの影響が深刻

1人の従業員がシステム管理を担当している場合、その従業員の判断ミスや操作ミスが直接的に企業全体に影響を与える可能性があります。たとえば、システム設定を誤って変更したり、データを削除したりしてしまうと、それを修復するために多大な時間と労力が必要になります。また、その間に業務が中断し、業務効率が大幅に低下するリスクも考えられます。

特に、システムの変更やアップデート作業は、慎重さが求められる場面です。1人で全てを担当していると、負担が大きくなり、集中力が欠けることもあります。その結果、些細なミスが大きな問題に発展することがあります。複数の担当者で業務を分担し、互いにダブルチェックを行う体制を整えることで、ミスの発生を最小限に抑えることができます。

業務の拡大やシステムの増加に対応できない

企業が成長し、業務が拡大するにつれて、アプリやシステムの数も増加し、管理がより複雑になります。その際、1人の従業員では、すべてのシステムに対応しきれなくなる場合があります。特に、中小企業が新しいシステムやITツールを導入し、業務を効率化しようとする際には、1人に任せる体制では、スピーディーな対応が難しくなることが多いです。

また、システムのトラブルや障害が発生した際に、1人の担当者がすべて対応しなければならない状況では、その従業員に負担が集中し、迅速な対応が難しくなる可能性があります。複数の担当者でシステム管理を分担し、業務をサポートし合う体制を構築することで、企業が成長し続ける中で発生する新たなシステムやアプリの管理にも柔軟に対応できるようになります。

従業員の負担が過剰になりモチベーションが低下する

1人にアプリやシステムの管理を任せることで、その従業員に過度な負担がかかることがあります。特に、システムの障害対応やアップデート作業は、緊急性が高く、常に注意を払わなければならない業務です。その結果、長時間労働やストレスが増え、従業員のモチベーションが低下する原因となることがあります。

また、すべての責任が1人に集中することで、その従業員がプレッシャーを感じ、メンタルヘルスに影響を与えることもあります。このような状況が続くと、最終的にはその従業員が退職してしまう可能性もあり、企業としても大きな損失となります。システム管理を複数の従業員で分担し、互いにサポートし合うことで、従業員の負担を軽減し、業務の継続性を確保することが重要です。

組織全体のITリテラシー向上とリスク分散が可能に

最後に、アプリやシステムの管理を複数の従業員で分担することは、組織全体のITリテラシー向上に繋がります。1人だけに任せるのではなく、複数の従業員がシステムの設定や運用方法を学ぶことで、トラブル発生時にも迅速に対応できる体制を築くことができます。

さらに、従業員がそれぞれ異なる視点や知識を持ち寄ることで、問題の早期発見や解決策の提案がしやすくなり、リスクを分散させる効果もあります。ITやシステムの管理に関する研修や勉強会を定期的に実施し、組織全体で情報を共有することで、チーム全体のスキル向上が期待できます。